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Heute kommen wir zum zweiten Teil der Newsletter-Serie: „Der richtige Umgang mit der Sekretärin oder Assistentin im Telefonmarketing.“ Kennen Sie das auch: Sie wollen den Abteilungsleiter Marketing oder den Leiter einer anderen Abteilung sprechen. Und seine Sekretärin vertröstet Sie immer wieder, da ihr Chef in einer Sitzung ist, außer Haus, im Urlaub oder im Hause unterwegs. Bei manchen dieser Ansprechpartner kommen Sie auf fünf bis zehn Versuche bis Sie den Gesprächspartner endlich an die Strippe bekommen, ganz unabhängig davon ob er sich für Ihr Angebot interessiert oder nicht. Manche Entscheider sind einfach selten an ihrem Schreibtisch. In diesem Fall lautet der Dialog zwischen Sekretärin und Vertriebsmitarbeiter meistens so:
Sekretärin: "Herr Bach ist heute Nachmittag bei einem Termin außer Haus."
Vertriebsmitarbeiter: "Dann probiere ich es morgen noch einmal." Oder Alternativ: "Wann ist er denn besser zu erreichen?"
Sekretärin: "Probieren Sie es morgen noch mal."
Vertriebsmitarbeiter: "Ja, mache ich gerne. Vielen Dank. Auf Wiederhören!"
Das kostet viel Zeit und Energie.
Ich weiß, dass einige von uns schon intensiver nachbohren, zum Beispiel mit:
"Haben Sie denn einen Tipp für mich? Was würden Sie denn empfehlen? Soll ich es besser in der Früh oder am Nachmittag probieren?"
In unserem Vertriebsunternehmen haben wir über einem langen Zeitraum viele Varianten getestet. Folgende Version ist statistisch gesehen am erfolgreichsten:
Sekretärin: "Herr Bach ist heute Nachmittag bei einem Termin außer Haus."
Vertriebsmitarbeiter: "Frau Mohr, Sie kennen doch den Terminkalender von Herrn Bach besser als er selber, stimmt’s? Bevor ich noch ein paar Mal umsonst versuche, ihn zu erreichen, sollten wir gemeinsam einen passenden Termin finden. Bitte sagen Sie mir wann der beste Zeitpunkt für einen Anruf von mir ist."
Es ist wirklich faszinierend, dass in 70 % der Fälle die Assistentin vernehmlich lacht und tatsächlich den Terminkalender zückt und eine konkrete Auskunft gibt.
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 Unsere Reaktion darauf sollte folgendermaßen sein:
"Frau Mohr, vielen Dank. Ich habe mir in meinem Kalender Mittwoch um 10.15 Uhr eingetragen. Ich rufe dann pünktlich an."
Es ist natürlich äußerst wichtig, dass wir den Anruf auch einhalten. Genauso wichtig ist es, nicht die Wörter "probieren oder versuchen" zu benutzen.
Es kostet Sie sehr viel "standing", wenn Sie als Vertriebsmitarbeiter einer hochwertigen Dienstleistung oder Produktes einen Wiederanruf versuchen. Ihr Angebot ist wertvoll, Ihre Aufgabe ist es zu verkaufen – nicht möglichst viele Telefonversuche zu probieren.
Kleiner Zusatztipp: Immer öfter haben wir auch die E-Mail-Adresse der Assistentin und erinnern Sie mit der Outlook-Funktion "Termineinladung" an unsere Absprache. Ich habe noch nie erlebt, dass eine Sekretärin darauf ärgerlich reagiert hat. Im schlimmsten Fall wird es ignoriert.
Grundsätzlich haben sich die Versuche unseren Ansprechpartner zu erreichen von durchschnittlich 3,4 auf 2,6 reduziert. Das sind mehr als 23 %. Das spart Zeit und hilft uns auf Augenhöhe zu bleiben.
Probieren Sie es aus!
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