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Wenn Sie in einer Firma anrufen und der Dame oder dem Herrn eine Frage stellen, die sie/er Ihnen nicht beantworten kann, kommen oft folgende Antworten:
„Das weiß ich leider nicht.“ „Da muss ich mal nachfragen.“ „Dafür bin ich nicht zuständig, rufen Sie bitte meinen Kollegen an.“ „Leider kann ich Ihnen das auch nicht sagen.“ „Das weiß ich nicht, gehen Sie doch bitte auf unsere Internetseite und schauen nach.“
Diese Art von Antworten lassen Sie sehr schlecht aussehen. Sie wirken dadurch extrem unprofessionell und damit auch Ihr Unternehmen. Sie sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Ihre Wirkung am Telefon ist der Eindruck den Ihr Unternehmen beim Anrufer hinterlässt.
Doch im Alltag passiert es immer wieder, dass wir tatsächlich eine Antwort nicht sofort wissen. Das ist menschlich und normal. Wichtig ist dabei nur, dass wir trotz der Unwissenheit professionell wirken. Probieren Sie es mal mit folgenden Antworten:
„Frau Meier, ich kümmere mich sofort darum und rufe Sie zurück. Wie (wann) kann ich Sie am Besten erreichen?“
„Herr Huber, das ist eine wichtige Frage. Ich kläre das für Sie und melde mich in Kürze wieder. Sagen Sie mir bitte Ihre Rufnummer mit der ich Sie heute Nachmittag erreichen kann.“
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„Frau Müller, mein Kollege Herr Meister ist unser Spezialist auf diesem Gebiet. Ich verbinde Sie gerne mit ihm. Habe ich Sie richtig verstanden, Ihr Name ist Müller von der Fa. Moser und Sie brauchen die technischen Daten für den Mähdrescher 1305?“
Mit dieser Art von Reaktion wirken Sie professionell und kompetent, obwohl Sie im Grunde keine Antwort auf die Fragen haben. Doch hier gilt die Kommunikationsregel: “Sag was Du weißt/kannst und nicht was Du nicht weißt/kannst und Du wirkst professionell!“ Dann gilt auch die Aussage: „Nix wissen macht nix!“ |
